Herausforderungen und Zeitfresser
Die Arbeit, für die Ihre Mandanten nichts zahlen, macht den größten Teil des Tages aus.
Kaum eine Kanzlei verliert Zeit an fachlicher Arbeit. Verloren geht sie an Unterlagen, die fehlen, an Daten, die zweimal erfasst werden, an Dokumenten, die niemand findet, und an Fragen, die dreimal gestellt werden. Diese Seite sortiert die Zeitfresser, die wir in Steuer- und Prüfungspraxen am häufigsten finden.
| 01 | Belege anfordern, nachfassen, erneut nachfassen | 38 |
| 02 | Rückfragen zu Buchungen per Telefon und Mail | 31 |
| 03 | Daten manuell zwischen Systemen übertragen | 26 |
| 04 | Dokumente umbenennen, zuordnen, ablegen | 22 |
| 05 | Statusanfragen beantworten: „Wie weit sind Sie?“ | 18 |
| 06 | Arbeitspapiere und Berichte formal aufbereiten | 17 |
| 07 | Fristen, Wiedervorlagen und Checklisten kontrollieren | 14 |
| ∑ | Summe pro Monat | 0 |
Beispielrechnung für eine Kanzlei mit 20 Mitarbeitenden. Die Werte sind Annahmen, keine Erhebung. Im Kanzleiaudit ersetzen wir sie durch Ihre eigenen Zahlen. Erfahrungsgemäß liegt die Summe eher darüber als darunter.
Der Kern des Problems
Der Aufwand liegt vor der Bearbeitung.
Eine Buchung dauert Minuten, der Weg zur vollständigen Unterlage Wochen. Solange dieser Weg nicht organisiert ist, hilft schnellere Software wenig.
Warum es schlimmer wird
Mehr Regeln, weniger Personal.
Meldepflichten, E-Rechnung, Geldwäscheprüfung und Dokumentationsanforderungen nehmen zu. Der Arbeitsmarkt für Fachangestellte und Berufsträger entspannt sich nicht.
Was hilft
Zuarbeit abgeben, Verantwortung behalten.
Automatisieren lässt sich alles vor der fachlichen Entscheidung. Die Entscheidung selbst bleibt beim Berufsträger, sichtbar dokumentiert.
Steuerberatungskanzleien
Sechs Abläufe, die in fast jeder Steuerkanzlei Zeit kosten, und was sich davon abstellen lässt.
Belegeingang
Der Mandant liefert spät, unvollständig und in wechselnden Formaten. Bis alles da ist, hat die Fachangestellte den Fall dreimal angefasst und zweimal nachgefragt. In der Zwischenzeit liegt das Mandat auf Halde und verstopft die Planung.
- Automatischer Abruf und Erinnerung nach Ihrem Zeitplan
- Vollständigkeitsprüfung gegen die Vorjahresstruktur
- Rückfragen als vorbereiteter Entwurf, freigegeben mit einem Klick
Rückfragen und Telefon
Jede unklare Buchung erzeugt einen Kontakt, und jeder Kontakt reißt jemanden aus der Arbeit. Weil Rückfragen mündlich geklärt werden, fehlt die Dokumentation, und im nächsten Jahr beginnt derselbe Dialog von vorn.
- Rückfragen gebündelt statt einzeln, direkt am Belegdatensatz
- Antworten wandern automatisch in die Akte, nicht in ein Postfach
- Wiederkehrende Sachverhalte werden als Regel hinterlegt
Doppelerfassung
Mandantenstammdaten stehen in DATEV, in Outlook, im Fristenkalender und in einer Excel-Liste. Gepflegt werden zwei Stellen, veraltet sind vier. Jede Adressänderung kostet Minuten an mehreren Orten.
- Ein führendes System, der Rest wird versorgt
- Schnittstellen dort, wo es welche gibt, RPA wo nicht
- Abgleichprotokoll, das Abweichungen sichtbar macht
Ablage und Benennung
Dokumente werden manuell umbenannt, in Ordnerstrukturen geschoben und später nicht gefunden, weil jeder anders benennt. Die Suche dauert dann länger als das ursprüngliche Ablegen.
- Texterkennung, Klassifizierung und Benennung nach Ihrem Schema
- Automatische Zuordnung zu Mandant, Jahr und Sachgebiet
- Semantische Suche über Akten statt Stichwortsuche
Statusanfragen
Der Anruf „Wie weit sind Sie mit meinem Abschluss?“ ist harmlos und teuer. Er unterbricht, er lässt sich nicht ohne Systemblick beantworten, und er wiederholt sich pro Mandat mehrfach im Jahr.
- Mandantenportal mit Statusanzeige und offener Punkteliste
- Automatische Zwischenmeldung bei Statuswechsel
- Rückfragen zum Stand landen beim System, nicht am Schreibtisch
Wirtschaftlichkeit
Ohne vollständige Zeiterfassung weiß niemand, welche Mandate tragen. Pauschalen bleiben jahrelang unverändert, während der Aufwand wächst. Am Ende finanzieren gute Mandate die schlechten mit.
- Deckungsbeitrag pro Mandat, monatlich und ohne Handarbeit
- Frühwarnung bei Mandaten, die aus dem Rahmen laufen
- Grundlage für Honoraranpassung mit belastbaren Zahlen
Wirtschaftsprüferkanzleien
In der Abschlussprüfung liegt der Aufwand in der Vorbereitung und in der Form, nicht im Urteil.
Prüfungsvorbereitung
Die Anforderungsliste wird jedes Jahr aus der Vorjahresdatei zusammengesetzt, per Mail verschickt und dann telefonisch nachverfolgt. Bis die Unterlagen komplett sind, ist das Prüfungsteam schon vor Ort und wartet.
- Anforderungsliste aus Vorjahr und Mandantenprofil erzeugen
- Upload mit Statusanzeige, automatisches Nachfassen
- Eingang wird geprüft, benannt und im Arbeitspapier verlinkt
Stichprobe statt Analyse
Klassische Auswahlverfahren prüfen wenige Belege gründlich und viele nie. Die vorhandenen Journaldaten erlauben längst eine Vollprüfung auf Auffälligkeiten, sie wird aber selten aufgesetzt, weil die Aufbereitung Aufwand macht.
- Journal-Entry-Tests über den gesamten Datenbestand
- Auffälligkeiten priorisiert, mit Begründung und Nachvollziehbarkeit
- Wiederverwendbare Analysen statt Einzelfallaufbau pro Mandat
Arbeitspapiere und Form
Verweise, Nummerierungen, Querbezüge und Formatvorgaben kosten am Ende jeder Prüfung Stunden, die nichts mit fachlicher Beurteilung zu tun haben. Kurz vor Berichtsabgabe konkurriert diese Arbeit mit allem anderen.
- Automatische Prüfung auf Vollständigkeit und Formvorgaben
- Berichtsentwürfe gegen Vorlage und Vorjahr abgleichen
- Layoutkorrektur für Word- und Excel-Anlagen im Hintergrund
Qualitätssicherung
Die Dokumentation für Nachschau und Qualitätssicherung entsteht im Nachhinein aus Erinnerung und verstreuten Dateien. Das kostet Zeit und erzeugt Lücken, die später erklärt werden müssen.
- Prüfungsschritte werden bei der Bearbeitung protokolliert
- Checklisten mit Nachweis statt Häkchen ohne Bezug
- Auswertung offener Punkte über alle laufenden Mandate
Saison und Kapazität
Zwischen Januar und Mai arbeitet die Praxis am Anschlag, danach ist Luft. Personal lässt sich nicht saisonal einstellen, also wird die Spitze mit Überstunden bezahlt und mit Fluktuation.
- Vorarbeiten aus der Spitze in ruhige Monate verlagern
- Interimsprüfungen mit automatisierter Datenannahme vorbereiten
- Wiederkehrende Analysen einmal bauen, jährlich wiederverwenden
Beide Berufsstände
Vier strukturelle Themen, die sich nicht mit einem Werkzeug lösen lassen.
Fachkräfte und Nachfolge
Stellen bleiben monatelang offen, Berufsträgernachwuchs fehlt, und ein Teil der Inhaber steht vor der Nachfolgefrage. Wer weiterhin Kapazität durch Einstellungen schaffen will, wartet auf einen Markt, der nicht kommt.
- Kapazität durch Prozessarbeit statt durch Personalaufbau
- Einarbeitung neuer Kolleginnen über dokumentierte Abläufe verkürzen
- Attraktivität als Arbeitgeber durch weniger stumpfe Arbeit
Wissen in Köpfen
Mandantenbesonderheiten, gewachsene Vereinbarungen und interne Kniffe sind nirgends festgehalten. Bei Krankheit oder Kündigung geht Wissen verloren, und die Vertretung beginnt bei Null.
- Semantische Suche über Akten, Anweisungen und Vorlagen
- Mandantenprofile, die automatisch aus der Bearbeitung entstehen
- Interne Wissensbasis, die genutzt wird, weil sie Antworten liefert
Unsicherheit bei KI
Viele Kanzleien nutzen KI gar nicht oder unkontrolliert. Beides ist ungünstig. Ohne Richtlinie landen Mandantendaten in privaten Zugängen, mit Verbot verliert die Kanzlei den Anschluss.
- Schriftliche Kanzleirichtlinie, abgestimmt auf Verschwiegenheitspflichten
- Auftragsverarbeitung, EU-Hosting, kein Training auf Ihren Daten
- Schulung der Beschäftigten, wie es die EU-KI-Verordnung verlangt
Erwartung der Mandanten
Mandanten vergleichen ihre Kanzlei mit ihrer Bank und ihrem Onlineshop. Wer Unterlagen per Post anfordert und Zwischenstände nicht anzeigen kann, wirkt langsamer, als er arbeitet.
- Portal mit Upload, Status und Dokumentenarchiv
- Automatische Zwischenmeldungen statt Funkstille
- Reporting, das der Mandant versteht und monatlich erhält
Rechnen Sie nach
Eine Stunde pro Woche und Mitarbeiter sind im Jahr eine halbe Personalstelle.
Bei 20 Mitarbeitenden und 20 gesparten Stunden pro Woche entspricht das grob einer halben Vollzeitkraft. Nicht als Einsparung gedacht, sondern als Kapazität für Mandate, die Sie heute ablehnen müssen.
Rechnung, konservativ gehalten
166 Std.
Zeitfresser pro Monat in der Beispielkanzlei mit 20 Mitarbeitenden.
40 bis 60 %
davon lassen sich nach unserer Erfahrung durch Automatisierung ersetzen. Nicht alles, und nicht sofort.
Ihre Werte weichen ab. Genau dafür gibt es das Kanzleiaudit.
Erstgespräch
Bevor Sie in Werkzeuge investieren, sollten Sie Ihre eigenen Zahlen kennen.
Im Erstgespräch gehen wir Ihre drei aufwendigsten Abläufe durch und schätzen ab, was davon realistisch automatisierbar ist. Ohne Präsentation und ohne Verkaufsgespräch.