Reifegrad-Modell

Fünf Stufen, und der Sprung zwischen zwei davon ist meist kleiner als befürchtet.

Das Modell hilft bei einer Einordnung, nicht bei einer Bewertung. Die meisten Kanzleien, mit denen wir sprechen, liegen zwischen Stufe zwei und drei, und einzelne Bereiche liegen dabei weit auseinander: Die Lohnabteilung arbeitet auf Stufe vier, während der Jahresabschluss auf Stufe zwei läuft. Diese Ungleichzeitigkeit ist normal und ein guter Ansatzpunkt.

So nutzen Sie das Modell

  • Ordnen Sie jeden Bereich einzeln ein, nicht die Kanzlei als Ganzes
  • Suchen Sie den Bereich mit dem größten Abstand nach unten
  • Planen Sie einen Sprung, nicht zwei
  • Prüfen Sie nach sechs Monaten, was tatsächlich gehalten hat

Die fünf Stufen folgen dem Capability Maturity Model, das das Software Engineering Institute der Carnegie Mellon University 1987 entwickelt hat. Es ist seither in zahlreichen Branchen angepasst worden und liegt auch den verbreiteten KI-Reifegradmodellen zugrunde. Wir haben die Stufen mit dem Kanzleialltag hinterlegt, an der Systematik aber nichts geändert.

Reifegradstufen nach CMM

Wo steht Ihre Kanzlei? Fünf Stufen, und der Sprung zwischen zwei davon ist meist überschaubarer als erwartet.

Stufe 01  ·  Pendelordner, Papierbelege, Buchhaltung im Nachlauf

Ad hoc

Belege kommen im Ordner, im Schuhkarton oder als Sammelmail mit 40 Handyfotos. Die Buchhaltung läuft dem Monat mehrere Wochen nachher, entsprechend ist die BWA für den Mandanten eine historische Information und kein Steuerungsinstrument.

Wissen steckt in Köpfen und in gewachsenen Ablagestrukturen auf dem Server. Ob ein Mandat gut läuft, hängt daran, wer es bearbeitet. Wenn eine erfahrene Fachangestellte ausfällt, weiß niemand, welche Besonderheiten bei ihren Mandanten gelten. Fristen werden über Excel-Listen und persönliche Erinnerung kontrolliert, was in ruhigen Monaten funktioniert und in der Abgabephase nicht.

Typisches Symptom: Die Kanzlei lehnt neue Mandate ab, obwohl Umsatz fehlt, weil niemand die Arbeit machen könnte.

Standortbestimmung im Erstgespräch

Wenn Sie mit DATEV arbeiten: Der ReifegradCheck für die Kanzleileitung ist kostenfrei und deckt die organisatorischen Handlungsfelder ab. Die Stufen hier setzen eine Ebene tiefer an und fragen, wie weit Abläufe gemessen, automatisiert und maschinell unterstützt sind. Beides schließt sich nicht aus, im Gegenteil.

Häufiger Irrtum

Stufen lassen sich nicht überspringen, auch nicht mit gutem Werkzeug.

Wir sehen regelmäßig Kanzleien, die KI-Assistenten einführen, während die Ablage inkonsistent und die Datengrundlage lückenhaft ist. Das Ergebnis sind Antworten, die plausibel klingen und im Detail falsch sind, und ein Team, das danach jahrelang gegen KI argumentiert. Der Aufwand, Ordnung herzustellen, wirkt unattraktiv, weil er nach Verwaltung aussieht und nicht nach Fortschritt. Er ist trotzdem die Voraussetzung.

Umgekehrt gilt auch: Wer auf Stufe drei sauber arbeitet, kommt mit überschaubarem Aufwand auf Stufe vier. Die Bausteine sind vorhanden, es fehlen die Verbindungen.

Woran wir Stufe 03 erkennen, „Definiert“

  • Zwei verschiedene Personen legen ein Dokument gleich ab
  • Der Stand eines Mandats ist im System ablesbar, nicht erfragbar
  • Neue Mandate laufen über eine dokumentierte Strecke
  • Die Zeiterfassung ist vollständig, nicht geschätzt
  • Es gibt eine schriftliche Regel für den KI-Einsatz

Wenn drei dieser Punkte sitzen, lohnt der Blick auf Automatisierung. Wenn keiner sitzt, wäre das die falsche Reihenfolge.

Erstgespräch

Eine Einordnung dauert 30 Minuten.

Wir gehen die Bereiche Ihrer Kanzlei durch, ordnen jeden einzeln ein und benennen den Sprung, der sich als nächster lohnt.

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