Leistungen
Automatisierung, KI und Software für die Lücken zwischen Ihren Systemen.
Wir arbeiten mit Einzelkanzleien, mittelständischen Sozietäten und Prüfungspraxen mit mehreren Standorten. Wir sind kein IT-Dienstleister, der Ihre Server verantwortet, und kein Anbieter, der ein eigenes Produkt unterbringen möchte. Wir entwickeln Ihre vorhandene Systemlandschaft weiter, wählen bei Bedarf herstellerunabhängig Standardsoftware aus, und bauen selbst, wo es nichts Passendes gibt.
Geordnet ist das Verzeichnis nach den Strecken, auf denen in einer Kanzlei tatsächlich gearbeitet wird: vom Beleg über den Abschluss bis zum Mandanten. Nicht nach Beratungsprodukten, weil die Zeit nicht in Kategorien verloren geht, sondern in Übergaben.
Position 01
Kanzleiaudit.
Fachpersonal ist teuer und schwer zu finden, die Anforderungen an Dokumentation und Meldepflichten wachsen, und Mandanten erwarten Geschwindigkeit, die mit den heutigen Abläufen nicht zu halten ist. Bevor Sie darauf mit Investitionen reagieren, brauchen Sie eine belastbare Antwort auf drei Fragen: Wo geht die Zeit hin, welche Maßnahme bringt wie viel, und in welcher Reihenfolge lässt sich das umsetzen, ohne den Betrieb zu stören.
Interviews mit einem Querschnitt der Kanzlei
Wir sprechen mit Partnern, Berufsträgern, Fachangestellten, Sekretariat und IT, mit langjährigen Mitarbeitenden und mit Personen, die erst seit kurzem dabei sind. Die letzten sehen Reibungspunkte, die für alle anderen längst normal geworden sind. Diese Mischung ist der Grund, warum das Ergebnis nicht die Sicht der Geschäftsführung wiedergibt, sondern die tatsächliche Arbeitsweise.
Aufnahme von Systemen, Schnittstellen und Medienbrüchen
Wir erfassen, welche Software im Einsatz ist, welche Daten zwischen welchen Systemen von Hand wandern und an welchen Stellen Informationen doppelt gepflegt werden. Erfahrungsgemäß sind es diese Übergänge und nicht die Systeme selbst, an denen die Zeit verloren geht.
Bewertung nach Nutzen, Aufwand und Risiko
Jede identifizierte Maßnahme erhält eine Schätzung des Zeitgewinns, des Umsetzungsaufwands und des Risikos. Manche Automatisierung ist technisch machbar, aber fachlich unklug, weil sie eine Kontrolle entfernt, die gebraucht wird. Solche Fälle benennen wir.
Roadmap, die zwischen Quick Win und Jahresprojekt trennt
Sie erhalten am Ende keine Präsentation mit allgemeinen Empfehlungen, sondern eine Liste konkreter Maßnahmen mit Reihenfolge, Aufwand und erwartetem Effekt. Damit können Sie auch entscheiden, Dinge zunächst nicht zu tun.
Rahmen
- Dauer: zwei bis vier Wochen
- Ihr Zeitaufwand: 45 bis 60 Minuten pro Interview
- Ergebnis: Prozesslandkarte, Potenzialliste, Roadmap
- Fester Preis, unabhängig vom Ergebnis
Das Audit ist bewusst als abgegrenztes Projekt kalkuliert. Sie sind nicht verpflichtet, die Umsetzung mit uns zu machen, und die Roadmap ist auch für einen anderen Dienstleister verwendbar.
Position 02 · Strecke
Vom Beleg bis zur Buchung.
Das ist die Strecke, auf der in fast jeder Kanzlei die meiste Zeit liegt, und zugleich die, an der sich am schnellsten etwas ändern lässt. Ein Beleg wird angefordert, kommt zu spät, kommt schief fotografiert, wird umbenannt, zugeordnet, abgelegt, auf Vollständigkeit geprüft, und bei jeder Lücke beginnt eine Rückfrage. Wir bauen daraus einen durchgehenden Ablauf.
Anfordern und Nachfassen ohne Zutun
Fehlende Unterlagen werden erkannt, angefordert und gestaffelt erinnert, mit Eskalation an den zuständigen Berufsträger, wenn nichts kommt. Das Nachfassen ist die Tätigkeit, die am meisten Zeit kostet und den geringsten fachlichen Anteil hat, deshalb steht sie in fast jedem Projekt am Anfang.
Erkennen, benennen, zuordnen, ablegen
Texterkennung, Klassifizierung, Benennung nach Ihrem Schema, Zuordnung zu Mandant und Sachgebiet, Weiterleitung in den passenden Ablauf. Das ist der Baustein, der in fast jedem Projekt den größten unmittelbaren Effekt hat, weil er eine Tätigkeit vollständig ersetzt statt sie zu beschleunigen.
Prüfen, bevor jemand nachfragt
Ein Assistent prüft eingehende Belege auf Plausibilität und fehlende Pflichtangaben und legt die Rückfrage bereits formuliert vor. Die Rückfrage geht damit früher raus und trifft seltener daneben, weil sie an den Beleg gebunden ist und nicht an die Erinnerung an ein Telefonat.
Verbindungen, auch ohne Schnittstelle
Wir verbinden Systeme über ihre Schnittstellen und mit Workflows in n8n oder Power Automate. Ein Teil der Software im Steuerumfeld hat keine offene Schnittstelle, dann bedienen wir die Oberfläche automatisiert: Felder befüllen, Daten auslesen, Übertragungen anstoßen. Das ist keine elegante Lösung, aber eine wirksame, und für Altsysteme oft die einzige.
Umgesetzte Abläufe auf dieser Strecke
- Belegabruf mit gestaffelten Erinnerungen und Eskalation
- Eingangspost erkennen, benennen, zuordnen, verschlagworten
- Handyfotos entzerren, zuschneiden, lesbar machen
- Belegprüfung auf Plausibilität und fehlende Angaben
- Steuerbescheid maschinell gegen die Erklärung abgleichen
- Mandantenanlage über eine Strecke statt über sieben Systeme
Angebunden werden unter anderem DATEVAddisonAgendaSimbaLexwareDATEV DMSSharePointOutlook und Portale der Finanzverwaltung.
Position 03 · Strecke
Abschluss und Prüfung.
Hier arbeitet die Kanzlei in Wellen, und der Engpass sitzt nicht bei der fachlichen Beurteilung, sondern in der Vorbereitung: Unterlagen zusammentragen, Vollständigkeit kontrollieren, Vorjahresvergleiche ziehen, Arbeitspapiere in Form bringen. Diese Arbeit lässt sich zum größten Teil vorziehen und maschinell erledigen, ohne dass jemand an der Beurteilung etwas ändert.
Vorbereitung bündeln, statt sie zu verteilen
Ein Baustein liest und klassifiziert die eingehenden Unterlagen, ein zweiter prüft gegen Vorjahr und Erwartungswerte, ein dritter erstellt den Entwurf für die Mandantenkommunikation, ein vierter legt alles revisionssicher ab. Der Berufsträger beginnt damit bei einer aufbereiteten Akte statt bei einem Postfach.
Fristen- und Vollständigkeitsmonitor
Eine Übersicht über alle Mandate mit dem Stand der Unterlagen, den nächsten Fristen und den Fällen, die aus dem Zeitplan laufen. Nicht als Liste zum Abarbeiten, sondern mit Meldung, wenn etwas Aufmerksamkeit braucht.
Massendatenanalyse statt Zufallsauswahl
In der Abschlussprüfung lassen sich Journal-Entry-Tests und Auffälligkeitsanalysen über den gesamten Datenbestand rechnen. Die Stichprobe wird dadurch nicht überflüssig, aber sie trifft gezielter, und die Auswahl ist begründbar statt zufällig.
Form und Vorgaben automatisch prüfen
Wir prüfen Word- und Excel-Dokumente maschinell gegen Ihre Vorgaben und korrigieren Abweichungen. Bei Prüfungsberichten und Jahresabschlüssen spart das kurz vor der Abgabe Stunden, in denen sonst jemand Formatvorlagen sortiert, und zwar genau dann, wenn niemand Zeit dafür hat.
Semantische Suche über Ihr Kanzleiwissen
Suche nach Bedeutung statt nach Stichwort, über Akten, interne Anweisungen, Vorlagen und Vermerke. Damit findet auch die Vertretung, was die zuständige Kollegin vor drei Jahren mit dem Mandanten vereinbart hat.
Umgesetzte Abläufe auf dieser Strecke
- Anforderungslisten erzeugen, verschicken, nachverfolgen
- Kommentarentwurf zur BWA, monatlich pro Mandant
- Journal-Entry-Tests über den vollständigen Datenbestand
- Arbeitspapiere gegen Formatvorgaben prüfen und korrigieren
- Recherche in Rechtsprechung und Verwaltungsanweisungen mit Quellenangabe
- Dokumentation für Qualitätssicherung und Nachschau vorbereiten
Position 04 · Strecke
Die Strecke zum Mandanten.
Ein erheblicher Teil der Kontakte in einer Kanzlei entsteht nicht aus fachlichem Bedarf, sondern aus fehlender Sichtbarkeit: Wie weit sind Sie, was fehlt noch, haben Sie das bekommen. Jede dieser Fragen reißt jemanden aus der Arbeit, und weil sie mündlich beantwortet wird, ist sie danach nicht dokumentiert.
Status sichtbar machen, statt ihn zu erklären
Der Mandant sieht den Stand seines Mandats, die offenen Punkte und die nächsten Termine selbst. Das ersetzt keine Beratung, aber es ersetzt den Anruf, der nur eine Auskunft wollte.
Erstantwort, zur Freigabe vorgelegt
Anfragen zu Status, Unterlagen und einfachen Sachfragen werden automatisch beantwortet oder als Entwurf vorbereitet, mit Eskalation an den zuständigen Berufsträger, sobald es fachlich wird. Die Grenze dazwischen legen Sie fest, nicht das Modell.
Onboarding über eine Strecke
Vollmachten, Datenschutzhinweise, Geldwäscheprüfung, Stammdaten und die Anlage in allen beteiligten Systemen laufen als ein Vorgang statt als sieben Mails. Das verkürzt die Zeit bis zur ersten abrechenbaren Leistung deutlich.
Mandantenportale mit durchdachtem Umfang
Verschlüsselter Upload, automatische Aufbereitung schiefer Handyfotos, Statusanzeige zum laufenden Mandat, offene Punkte auf einen Blick, automatische Erinnerungen und eine integrierte Geldwäscheprüfung. Ein Portal, das nur ein Dateiablagefach ist, wird nach vier Wochen nicht mehr benutzt.
Erfahrungswert
Rückfrage
ist der teuerste Vorgang auf dieser Strecke, weil er zweimal Zeit kostet: einmal bei dem, der fragt, und einmal bei dem, der aus der Arbeit gerissen wird. Wer nur die Statusanfragen abfängt, hat den Großteil des Effekts.
Nicht jeder Mandant will ein Portal. Für die, die per Mail und Telefon bleiben, muss der Ablauf weiter funktionieren. Wir bauen keine Strecke, die einen Teil der Mandantschaft ausschließt.
Position 05
Eigenentwicklung, wo der Markt nichts Passendes hat.
Nicht jede Anforderung hat eine Lösung am Markt. Wenn vorhandene Systeme an ihre Grenzen stoßen oder ein Ablauf so speziell ist, dass Standardsoftware ihn verbiegt, entwickeln wir passgenau. Und wir pflegen das Ergebnis weiter, weil Software nach dem Start nicht fertig ist.
Die Bausteine auf den Strecken oben sind zu einem guten Teil Eigenentwicklung: das Portal, der Fristenmonitor, die semantische Suche, die Dokumentenverarbeitung. Was hier steht, ist deshalb keine eigene Leistung neben den anderen, sondern die Antwort auf die Frage, wie wir arbeiten, wenn Zukaufen nicht trägt.
Erst der Ablauf, dann der Code
Wir entwickeln nichts, bevor der Ablauf nicht auf Papier steht und mit den Menschen durchgesprochen ist, die ihn später bedienen. Software, die einen ungeklärten Prozess abbildet, macht ihn schneller ungeklärt.
Kleine Schritte mit fester Obergrenze
Jeder Baustein hat eine Preisobergrenze und eine erste nutzbare Fassung in Wochen, nicht in Quartalen. Damit lässt sich nach jedem Schritt entscheiden, ob der nächste noch sinnvoll ist.
Übergabe statt Abhängigkeit
Dokumentation, Zugänge und Quellcode gehören Ihnen. Wartung bieten wir an, verpflichtend ist sie nicht. Wenn Sie den Dienstleister wechseln, soll das eine Entscheidung sein und keine Hürde.
Wie wir entwickeln
- Erste nutzbare Version in Wochen, nicht in Quartalen
- Feste Preisobergrenze pro Baustein
- Hosting in der EU, Auftragsverarbeitungsvertrag
- Dokumentation und Übergabe der Zugänge
- Wartung optional, nicht verpflichtend
Position 06
Systemauswahl und Einführung.
Die Auswahl eines Systems ist keine Beschaffungsfrage. Sie entscheidet für Jahre darüber, wie in der Kanzlei gearbeitet wird, welche Prozesse möglich sind und wie teuer der nächste Schritt wird. Der Markt hat in kurzer Zeit sehr viele Anbieter hervorgebracht, deren Funktionslisten sich ähneln und deren Eignung sich stark unterscheidet. Und weil die beste Auswahl nichts nützt, wenn sie im Alltag nicht ankommt, gehört die Einführung für uns zur selben Position.
Bewertung an Ihren Abläufen, nicht an Funktionslisten
Wir prüfen Optionen anhand Ihrer Mandantenstruktur, der bestehenden Systemlandschaft, der Schnittstellenlage und der Frage, wer die Lösung im Alltag bedienen soll. Ein Werkzeug, das für Ihre Fachangestellten zu sperrig ist, wird nicht genutzt, unabhängig davon, wie gut es im Test aussah.
Eigenentwicklung, Standard oder Zusatzmodul
Oft liegt die Antwort nicht im Kauf, sondern in der besseren Nutzung dessen, was Sie schon lizenziert haben. Wir sagen Ihnen, wenn ein zusätzliches Werkzeug den Aufwand nur verschiebt, und wir sagen auch, wenn eine Eigenentwicklung teurer wird als der Standard.
Test und Verhandlung mit echten Fällen
Wir strukturieren die Testphase mit Fällen aus Ihrer Kanzlei statt mit den Demodaten des Anbieters, formulieren daraus die Anforderungen für die Verhandlung und begleiten den Vertragsabschluss.
Begleitung über Wochen, nicht über einen Termin
Wir führen neue Abläufe schrittweise ein, holen früh Rückmeldung ein und passen an, wo die Praxis anders aussieht als die Planung. Feste Feedbackrunden verhindern, dass Widerstand unausgesprochen bleibt und sich in Nichtnutzung äußert.
Schulungen, die zur Zielgruppe passen
Einzelschulungen für Berufsträger, Workshops für Teams, kurze Videoanleitungen für den Moment, in dem die Frage auftritt. Dazu Lernpfade für neue Mitarbeitende, was die Einarbeitung verkürzt und erfahrene Kolleginnen entlastet, die sonst jede Frage einzeln beantworten.
Interne Ansprechpartner aufbauen
Wir schulen mindestens zwei Personen pro Kanzlei so, dass sie Anpassungen selbst vornehmen können. Ziel ist, dass Sie uns für neue Vorhaben holen und nicht für Kleinigkeiten.
Erfahrungswert
Woche 3
ist der kritische Punkt. Bis dahin läuft Neues aus Neugier, danach nur noch, wenn es tatsächlich einfacher ist als der alte Weg. Deshalb planen wir die Begleitung über mindestens sechs Wochen.
Digitalisierung scheitert selten an der Technik. Sie scheitert an einer erfahrenen Fachangestellten, die den neuen Weg für einen Umweg hält, und an einem Partner, der nach zwei Wochen wieder macht, was er immer gemacht hat. Beides ist nachvollziehbar und lässt sich einplanen.
Position 07
KI-Governance, Datenschutz und Berufsrecht.
Bei Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung ist Verschwiegenheit nicht eine von mehreren Anforderungen, sondern die Grundlage des Mandatsverhältnisses. Wer KI einsetzt, ohne das geklärt zu haben, riskiert mehr als einen Datenschutzverstoß. Wer sie deshalb verbietet, verliert Mitarbeitende an Kanzleien, die es geregelt haben, und riskiert, dass Mandantendaten trotzdem in privaten Zugängen landen.
Kanzleirichtlinie, die im Alltag funktioniert
Wir erarbeiten eine schriftliche Richtlinie: welche Systeme freigegeben sind, welche Daten hinein dürfen, was pseudonymisiert werden muss, wer freigibt und wie dokumentiert wird. Kurz genug, dass sie gelesen wird, konkret genug, dass sie Entscheidungen trägt.
Technische Grundlage
Auftragsverarbeitungsverträge, Hosting in der EU, Modelle ohne Training auf Ihren Eingaben, Protokollierung der Nutzung, Rollen- und Rechtekonzept. Diese Punkte klären wir vor dem ersten produktiven Einsatz, nicht danach.
Einordnung nach EU-KI-Verordnung
Wir ordnen Ihre Anwendungsfälle ein, dokumentieren die Einordnung und setzen die Schulungspflicht für Beschäftigte um. Für die meisten Kanzleianwendungen ist der Aufwand überschaubar, er muss aber nachweisbar erledigt sein.
Nachvollziehbarkeit für Prüfung und Nachschau
Wo KI an Prüfungshandlungen oder an Beratung mitwirkt, muss später erkennbar sein, was maschinell entstanden ist und wer es geprüft hat. Wir bauen diese Protokollierung in die Abläufe ein, statt sie zu ergänzen, wenn die Nachschau ansteht.
Was wir liefern
- KI-Richtlinie für die Kanzlei, abgestimmt und freigegeben
- Liste erlaubter und ausgeschlossener Anwendungsfälle
- Nachweis der Beschäftigtenschulung
- Verzeichnis der eingesetzten Systeme mit Rechtsgrundlage
- Vorlage für die Information der Mandanten
Ablauf der Zusammenarbeit
So kommen Sie von der ersten Frage zu Automatisierungen, die im Kanzleialltag halten.
FAQ
Häufig gestellte Fragen.
Antworten zu Berufsrecht, Kosten, Systemen und zur Frage, was von Ihnen an Zeit erwartet wird.
Was unterscheidet Sie von unserem DATEV-Systempartner?
Müssen wir DATEV verlassen?
Wie halten Sie Verschwiegenheit und Datenschutz ein?
Was kostet das?
Funktioniert das auch, wenn unsere Mandanten nicht digital arbeiten?
Bleiben wir dauerhaft von Ihnen abhängig?
Wie viel Zeit müssen wir selbst investieren?
Erstgespräch
Zwei Fragen klären sich in einem halben Gespräch.
Wo verliert Ihre Kanzlei gerade Zeit, und was davon lässt sich in den nächsten drei Monaten abstellen. Dafür genügen 30 Minuten, ohne Vorbereitung und ohne Unterlagen.