Automatisierung zwischen DATEV, DMS und Postfach
Automatisierung, KI und Software für Steuer- und Wirtschaftsprüferkanzleien.
Wir betreuen keine Server und verkaufen keine Software von der Stange. Wir arbeiten dort, wo die Zeit tatsächlich verloren geht: zwischen DATEV, Outlook, DMS und Prüfungssoftware, und bei den Unterlagen, die Ihre Mandanten zu spät liefern.
| 01 | Belege anfordern, nachfassen, erneut nachfassen | 38 |
| 02 | Rückfragen zu Buchungen per Telefon und Mail | 31 |
| 03 | Daten manuell zwischen Systemen übertragen | 26 |
| 04 | Dokumente umbenennen, zuordnen, ablegen | 22 |
| 05 | Statusanfragen beantworten: „Wie weit sind Sie?“ | 18 |
| 06 | Arbeitspapiere und Berichte formal aufbereiten | 17 |
| 07 | Fristen, Wiedervorlagen und Checklisten kontrollieren | 14 |
| ∑ | Summe pro Monat | 0 |
Beispielrechnung für eine Kanzlei mit 20 Mitarbeitenden. Die Werte sind Annahmen, keine Erhebung. Im Kanzleiaudit ersetzen wir sie durch Ihre eigenen Zahlen. Erfahrungsgemäß liegt die Summe eher darüber als darunter.
Zwei Berufsstände, zwei Taktungen
Eine Steuerkanzlei verliert Zeit im Monatsrhythmus. Eine Prüfungspraxis verliert sie in der Saison. Die Ansatzpunkte sind entsprechend verschieden.
Steuerberatungskanzleien
Der Engpass ist der Belegeingang, nicht die Bearbeitung.
Die eigentliche Buchung dauert Minuten. Was Wochen kostet, ist der Weg dahin: Unterlagen anfordern, nachfassen, unleserliche Fotos zurückweisen, Rückfragen klären, Ablage sortieren. Dazu kommen Statusanfragen, die niemand beantworten kann, ohne drei Systeme zu öffnen.
- Belege automatisch anfordern und nachfassen, in Ihrem Ton
- Eingang erkennen, benennen, zuordnen, auf Vollständigkeit prüfen
- Steuerbescheide maschinell mit der Erklärung abgleichen
- BWA-Kommentare vorbereiten, statt sie jeden Monat neu zu tippen
Wirtschaftsprüferkanzleien
Der Engpass ist die Vorbereitung, nicht das Urteil.
Ein erheblicher Teil der Prüfungszeit geht in Unterlagenanforderung, Nachverfolgung, Formatarbeit an Arbeitspapieren und in Stichproben, die eine Massendatenanalyse besser trifft. Die Beurteilung selbst bleibt beim Prüfer, die Zuarbeit muss nicht bei ihm bleiben.
- Anforderungslisten erzeugen, verschicken und automatisch nachverfolgen
- Journal-Entry-Tests und Massendatenanalysen statt Zufallsauswahl
- Arbeitspapiere und Berichte automatisch auf Form und Vorgaben prüfen
- Dokumentation für Qualitätssicherung und Nachschau vorbereiten
Leistungen
Zeit verschwindet nicht in Ihren Systemen, sondern zwischen ihnen.
Der größte Hebel liegt fast immer in der Systemlandschaft, die schon da ist. Deshalb beginnt jedes Projekt mit einer Aufnahme des Bestands und nicht mit einer Empfehlung.
Kanzleiaudit
Bevor Sie in Werkzeuge investieren, brauchen Sie Klarheit darüber, wo die Zeit hingeht. Wir nehmen Prozesse, Systeme und Medienbrüche auf und rechnen den Nutzen einzelner Maßnahmen durch.
- Interviews mit Partnern, Berufsträgern, Fachangestellten und IT
- Aufnahme von DATEV, DMS, Outlook, Prüfungssoftware und Nebenlösungen
- Bewertung jeder Maßnahme nach Aufwand, Nutzen und Umsetzungsrisiko
- Roadmap, die Quick Wins von Jahresprojekten trennt
Vom Beleg bis zur Buchung
Die Strecke, auf der in fast jeder Kanzlei die meiste Zeit liegt, und zugleich die, an der sich am schnellsten etwas ändern lässt. Anfordern, nachfassen, erkennen, zuordnen, prüfen: als ein Ablauf statt als sieben Handgriffe.
- Belege anfordern und gestaffelt nachfassen, mit Eskalation
- Erkennen, benennen, zuordnen und ablegen nach Ihrem Schema
- Plausibilitätsprüfung mit fertig formulierter Rückfrage
- Anbindung von DATEV, Addison, Agenda, Simba, Lexware und DMS, per Schnittstelle oder RPA
Abschluss und Prüfung
Der Engpass sitzt nicht bei der fachlichen Beurteilung, sondern in der Vorbereitung. Die lässt sich zum größten Teil vorziehen und maschinell erledigen, ohne dass jemand am Urteil etwas ändert.
- Vorbereitung gebündelt: lesen, gegen Vorjahr prüfen, vorlegen, ablegen
- Fristen- und Vollständigkeitsmonitor über alle Mandate
- Massendatenanalyse und Journal-Entry-Tests statt Zufallsauswahl
- Arbeitspapiere und Berichte automatisch auf Form und Vorgaben prüfen
Die Strecke zum Mandanten
Ein großer Teil der Kontakte entsteht nicht aus fachlichem Bedarf, sondern aus fehlender Sichtbarkeit. Jede dieser Fragen reißt jemanden aus der Arbeit und ist danach nirgends dokumentiert.
- Status, offene Punkte und Termine für den Mandanten einsehbar
- Erstantwort auf einfache Anfragen, zur Freigabe vorgelegt
- Onboarding mit Vollmachten, GwG-Prüfung und Stammdaten über eine Strecke
- Mandantenportal mit Upload, Erinnerungen und Aufbereitung schiefer Handyfotos
Eigenentwicklung, wo der Markt nichts hat
Wenn Standardsoftware einen Ablauf verbiegt, entwickeln wir passgenau. Erst der Ablauf, dann der Code, und mit einer Preisobergrenze pro Baustein.
- Erste nutzbare Fassung in Wochen, nicht in Quartalen
- Semantische Suche über Akten, Anweisungen und Vermerke
- Hosting in der EU, Auftragsverarbeitungsvertrag
- Dokumentation, Zugänge und Quellcode gehören Ihnen
Systemauswahl und Einführung
Der Markt für Kanzleisoftware und KI-Werkzeuge ist unübersichtlich geworden. Wir bewerten Optionen an Ihren Abläufen statt an Funktionslisten und begleiten die Einführung, bis sie im Alltag angekommen ist.
- Herstellerunabhängige Bewertung nach Eignung, Schnittstellen und Skalierbarkeit
- Testphase mit echten Fällen statt mit Demodaten des Anbieters
- Begleitung über mehrere Wochen mit festen Feedbackrunden
- Schulungen, digitales Onboarding und Aufbau interner Ansprechpartner
KI-Governance, Datenschutz und Berufsrecht
Verschwiegenheit ist bei Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung keine Nebenbedingung. Wir klären vor dem ersten produktiven Einsatz, welche Daten in welches System dürfen, und halten es schriftlich fest.
- Kanzleirichtlinie für den Einsatz von KI, abgestimmt auf § 203 StGB und § 57 StBerG
- Auftragsverarbeitung, EU-Hosting und Modelle ohne Training auf Ihren Daten
- Einordnung nach EU-KI-Verordnung inklusive Schulungspflicht der Beschäftigten
- Protokollierung, damit Prüfungshandlungen und Beratung nachvollziehbar bleiben
Methodik
Am Anfang scheitert KI nicht am Modell, sondern an der Vorlage. Später entscheidet die Architektur darüber, ob aus einer Erleichterung ein belastbarer Prozess wird.
Ein Sprachmodell muss zu Beginn geführt werden wie ein Berufsanfänger in der ersten Woche: mit einer sauber vorstrukturierten Datengrundlage, mit klaren Teilschritten und mit einer Kontrollinstanz am Ende. Wer eine unsortierte Mandantenakte in ein Modell schiebt und ein fertiges Ergebnis erwartet, bekommt dieselbe Qualität wie bei einem Praktikanten ohne Einweisung.
Genau deshalb steht bei uns die Prozessarbeit vor dem Werkzeug. Sobald Abläufe geordnet sind, verschiebt sich die entscheidende Frage: Nicht mehr, welche Eingabe das beste Ergebnis liefert, sondern wie mehrere Bausteine zusammenwirken, wo protokolliert wird und an welcher Stelle der Berufsträger prüft und freigibt. Das ist die Arbeit, die eine Kanzlei skalierbar macht.
Berufsrechtlich bleibt die Verantwortung immer beim Berufsträger. Automatisierung verschiebt die Zuarbeit, nicht die Haftung. Wir bauen die Freigabepunkte deshalb bewusst sichtbar ein.
Reifegradstufen nach CMM
Wo steht Ihre Kanzlei? Klicken Sie auf eine Stufe, um zu sehen, was dort möglich ist und was noch fehlt.
Stufe 01 · Pendelordner, Papierbelege, Buchhaltung im Nachlauf
Ad hoc
Belege kommen im Ordner, im Schuhkarton oder als Sammelmail mit 40 Handyfotos. Die Buchhaltung läuft dem Monat mehrere Wochen nachher, entsprechend ist die BWA für den Mandanten eine historische Information und kein Steuerungsinstrument.
Wissen steckt in Köpfen und in gewachsenen Ablagestrukturen auf dem Server. Ob ein Mandat gut läuft, hängt daran, wer es bearbeitet. Wenn eine erfahrene Fachangestellte ausfällt, weiß niemand, welche Besonderheiten bei ihren Mandanten gelten. Fristen werden über Excel-Listen und persönliche Erinnerung kontrolliert, was in ruhigen Monaten funktioniert und in der Abgabephase nicht.
Typisches Symptom: Die Kanzlei lehnt neue Mandate ab, obwohl Umsatz fehlt, weil niemand die Arbeit machen könnte.
Stufe 02 · DMS vorhanden, jedes Team nach eigener Übung
Wiederholbar
Ein Dokumentenmanagement ist im Einsatz, ein Teil der Mandanten liefert digital, die Kanzlei arbeitet weitgehend papierlos. Wer ein Mandat zum zweiten Mal bearbeitet, macht es wie beim ersten Mal, und das funktioniert. Nur ist dieses Wie nirgends aufgeschrieben: Jedes Team hat seine eigene Übung, die Ablage ist entsprechend uneinheitlich, und die Volltextsuche findet vieles, aber nicht alles.
Zwischen den Systemen wird abgetippt. Mandantenstammdaten stehen in DATEV, in Outlook, in einer Excel-Liste und im Fristenkalender, gepflegt werden sie an drei Stellen und veralten an der vierten. KI nutzen einzelne Mitarbeitende auf eigene Faust über ihren privaten Zugang, ohne Richtlinie und ohne dass jemand weiß, welche Mandantendaten dort landen.
Typisches Symptom: Auf die Frage, wo ein Abschluss steht, muss man jemanden fragen, statt es nachsehen zu können.
Stufe 03 · Der Standard ist aufgeschrieben und gilt für alle
Definiert
Der digitale Belegfluss ist beim größeren Teil der Mandanten etabliert und im Mandatsvertrag geregelt. Das Onboarding neuer Mandate läuft nach Standard: Vollmachten, Datenschutzhinweise, Geldwäscheprüfung, Stammdaten, Anlage in allen Systemen, alles über eine Strecke statt über sieben Mails.
Prozesse sind dokumentiert, Zuständigkeiten sind klar, die Einarbeitung neuer Kolleginnen dauert Wochen statt Monate. Zeiterfassung ist vollständig, damit lässt sich pro Mandat rechnen. Allen Mitarbeitenden steht ein datenschutzkonformes KI-Modell zur Verfügung, mit schriftlicher Richtlinie, Schulung und einer Liste erlaubter Anwendungsfälle.
Typisches Symptom: Die Kanzlei weiß, welche Mandate sich rechnen, und trennt sich gelegentlich von einem.
Stufe 04 · Routinen laufen im Hintergrund und werden gemessen
Gesteuert
Wiederkehrende Abläufe laufen ohne Zutun. Fehlende Belege werden automatisch angefordert und nachgefasst, eingehende Dokumente erkannt, benannt, zugeordnet und auf Vollständigkeit geprüft. Der Mandant sieht den Status seines Abschlusses selbst, statt anzurufen. Rechnungsstellung, Erinnerungen und Fristenkontrolle sind Systemaufgaben.
KI erstellt Vorarbeiten: Kommentarentwürfe zur BWA, Vorbereitung der Prüfungsunterlagen, Abgleich von Steuerbescheid und Erklärung, erste Fassungen von Mandantenschreiben. Wo der Berufsträger übernimmt, ist definiert und im System hinterlegt. Der Unterschied zur Stufe darunter ist aber nicht die Technik, sondern die Messung: Durchlaufzeiten, Liefertreue und Nacharbeit liegen als Zahl vor, und ein Ablauf, der schlechter wird, fällt auf, bevor ein Mandant es merkt.
Typisches Symptom: Wachstum kostet weniger Personal als früher, und die Abgabephase hat ihren Schrecken verloren.
Stufe 05 · Ausnahmesteuerung, und Verbessern ist Dauerbetrieb
Optimierend
Die laufende Buchhaltung wird weitgehend maschinell verarbeitet, Menschen kümmern sich um Ausnahmen und um Fälle mit Ermessensspielraum. In der Prüfung ersetzen Massendatenanalysen einen Teil der klassischen Stichprobe, Auffälligkeiten werden priorisiert statt zufällig ausgewählt.
Mandantenanfragen zu Status, Unterlagen und einfachen Sachfragen werden automatisch beantwortet, mit Eskalation an den zuständigen Berufsträger, sobald es fachlich wird. Jede Ausnahme, die ein Mensch bearbeitet, ist dabei ein Hinweis darauf, wo der Ablauf noch nicht trägt, und führt zu einer Anpassung, ohne dass es dafür ein Projekt braucht. Der Kern der Arbeit verschiebt sich zur Beratung, zur Gestaltung und zum Gespräch, weil die Aufbereitung nicht mehr die Hälfte des Tages frisst.
Einordnung: Diese Stufe ist heute in Teilbereichen erreichbar, etwa in der Finanzbuchhaltung standardisierter Mandate und in der Datenanalyse der Abschlussprüfung. Ganze Kanzleien arbeiten noch nicht so, und wer das Gegenteil verspricht, verkauft eine Erzählung.
Ablauf der Zusammenarbeit
So kommen Sie von der ersten Frage zu Automatisierungen, die im Kanzleialltag halten.
FAQ
Häufig gestellte Fragen.
Antworten zu Berufsrecht, Kosten, Systemen und zur Frage, was von Ihnen an Zeit erwartet wird.
Was unterscheidet Sie von unserem DATEV-Systempartner?
Müssen wir DATEV verlassen?
Wie halten Sie Verschwiegenheit und Datenschutz ein?
Was kostet das?
Funktioniert das auch, wenn unsere Mandanten nicht digital arbeiten?
Bleiben wir dauerhaft von Ihnen abhängig?
Blog
Fachbeiträge zu Automatisierung, KI und Berufsrecht.
Was die E-Rechnungspflicht für Kanzleien wirklich bedeutet
Die Empfangspflicht gilt seit Anfang 2025, die Ausstellungspflicht kommt gestaffelt. Der eigentliche Aufwand entsteht bei den Mandanten, die Papier und PDF gemischt haben, und landet damit in der Kanzlei.
Prozesse · 26.06.2026Belege nachfassen, ohne Mandanten zu verärgern
Automatisierte Erinnerungen haben einen schlechten Ruf, weil sie meist nach Mahnung klingen. Über Tonfall, Staffelung und den Punkt, an dem ein Mensch übernehmen sollte.
Abschlussprüfung · 03.06.2026Journal Entry Testing: was die Analyse übernimmt und was nicht
Massendatenanalyse findet Auffälligkeiten schneller als jede Stichprobe. Die Beurteilung, ob eine Auffälligkeit ein Fehler ist, bleibt Prüferarbeit, und das ist keine Übergangslösung.
Erstgespräch
Zwei Fragen klären sich in einem halben Gespräch.
Wo verliert Ihre Kanzlei gerade Zeit, und was davon lässt sich in den nächsten drei Monaten abstellen. Dafür genügen 30 Minuten, ohne Vorbereitung und ohne Unterlagen.