Was die E-Rechnungspflicht für Kanzleien wirklich bedeutet

Der Stand in drei Sätzen

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen elektronische Rechnungen im strukturierten Format empfangen können. Beim Ausstellen gilt eine Übergangsregelung: Auf Papier darf weiterhin abgerechnet werden, dafür braucht es keine Zustimmung. Ein PDF gilt seit 2025 als sonstige Rechnung und ist nur zulässig, wenn der Empfänger zustimmt. Beides endet zum 31. Dezember 2026, für Aussteller mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz erst ein Jahr später. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz strukturiert ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 alle übrigen.

Damit bleiben Ihren Mandanten je nach Größe noch fünf oder siebzehn Monate. Das klingt nach viel und ist es nicht, weil die Umstellung selten an der Software scheitert.

Die begriffliche Verschiebung, die Ärger macht

Ein PDF ist seit 2025 keine elektronische Rechnung mehr, sondern eine „sonstige Rechnung". Diese Unterscheidung wirkt akademisch, bis der erste Mandant anruft, weil sein Kunde eine Rechnung zurückweist, die er seit zwanzig Jahren so verschickt. Elektronisch im Sinne des Gesetzes ist nur ein Format nach EN 16931, praktisch also XRechnung oder ZUGFeRD ab Profil EN 16931. Ein eingescanntes Blatt Papier bleibt ein Bild, auch wenn es als Datei ankommt.

Für die Kanzlei heißt das: Sie werden im Jahr 2027 einen Eingang haben, in dem strukturierte Rechnungen, PDFs und Papier nebeneinanderliegen. Nicht als Übergangsproblem für ein Quartal, sondern dauerhaft, weil Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise und ausländische Belege ohnehin außerhalb der Pflicht bleiben.

Wo der Aufwand tatsächlich entsteht

Nicht beim Buchen. Eine strukturierte Rechnung ist maschinenlesbar, das ist der ganze Punkt. Der Aufwand entsteht davor und danach:

• Mandanten identifizieren, die 2027 betroffen sind, und die, die es 2028 werden
• Klären, ob deren Fakturierungssystem das Format überhaupt erzeugt, und wenn nein, was an seine Stelle tritt
• Den Eingangskanal festlegen, damit strukturierte Rechnungen nicht als Anhang in einem Outlook-Postfach versanden
• Die Archivierung prüfen: Aufbewahrungspflichtig ist der strukturierte Datensatz, nicht die hübsche Bildschirmansicht daneben
• Erklären, warum die Sichtkomponente einer ZUGFeRD-Datei und ihr XML-Teil auseinanderlaufen können und welcher der beiden gilt

Der letzte Punkt wird unterschätzt. Bei hybriden Formaten ist der strukturierte Teil maßgeblich. Weicht die sichtbare Darstellung davon ab, wird gebucht, was im XML steht, und niemand sieht es, solange nur die Vorschau geöffnet wird.

Was sich vorbereiten lässt, ohne auf die Mandanten zu warten

Drei Dinge liegen vollständig in Ihrer Hand. Erstens ein Eingangspostfach, das strukturierte Rechnungen erkennt, validiert und dem richtigen Mandanten zuordnet, bevor ein Mensch sie sieht. Zweitens eine automatische Prüfung auf formale Pflichtangaben, die auffällt, bevor der Vorsteuerabzug in Gefahr gerät. Drittens eine Übersicht, welche Ihrer Mandanten ab wann betroffen sind, damit die Gespräche nicht alle im Dezember 2026 stattfinden.

Punkt drei ist eine Abfrage auf Ihren Stammdaten und in einem Nachmittag erledigt. Erfahrungsgemäß ist er der wirksamste von den dreien, weil er die Gespräche zeitlich verteilt.

Die unangenehme Nebenwirkung

Mandanten, die bisher einen Pendelordner abgegeben haben, werden 2027 zwangsweise digital. Das ist die Chance, auf die viele Kanzleien seit Jahren warten. Es ist gleichzeitig der Moment, in dem sich die Frage stellt, ob Ihre eigenen Abläufe darauf vorbereitet sind. Ein digitaler Belegeingang, der in einem manuellen Ablageprozess endet, verlagert Arbeit, statt sie abzubauen.

Die Fristen und Formatanforderungen sind der Stand zum Zeitpunkt der Veröffentlichung. Prüfen Sie den aktuellen Rechtsstand, bevor Sie auf dieser Grundlage gegenüber Mandanten beraten.