Für Steuerberatungskanzleien
Die Buchung dauert Minuten. Der Weg zur vollständigen Unterlage dauert Wochen.
In fast jeder Steuerkanzlei liegt der Aufwand vor der eigentlichen Arbeit. Unterlagen fehlen, Rückfragen bleiben offen, Dokumente müssen benannt und zugeordnet werden, und zwischendurch fragt jemand nach dem Stand. Das ist der Teil, den wir automatisieren. Die fachliche Beurteilung bleibt bei Ihnen, auch weil sie dort hingehört.
| 01 | Belege und Unterlagen anfordern | 38 |
| 02 | Rückfragen zu Buchungen klären | 31 |
| 03 | Eingangspost benennen und ablegen | 22 |
| 04 | Statusanfragen der Mandanten | 18 |
| 05 | Stammdaten mehrfach pflegen | 12 |
| 06 | BWA-Kommentare schreiben | 11 |
| 07 | Bescheide manuell abgleichen | 9 |
| ∑ | Summe pro Monat | 0 |
Beispielrechnung für eine Steuerkanzlei mit 20 Mitarbeitenden. Annahmen, keine Erhebung. Ihre Werte ermitteln wir im Kanzleiaudit.
Konkrete Bausteine
Neun Abläufe, die sich in einer Steuerkanzlei zuverlässig automatisieren lassen.
01 Belegabruf
Anfordern und nachfassen ohne Erinnerungsliste
Das System kennt den Rhythmus jedes Mandanten und die Unterlagen, die im Vorjahr nötig waren. Es fordert an, erinnert gestaffelt und eskaliert erst dann an einen Menschen, wenn es tatsächlich hakt. Der Ton lässt sich pro Mandant einstellen, vom knappen Hinweis bis zur freundlichen Erinnerung.
02 Belegeingang
Erkennen, benennen, zuordnen, prüfen
Texterkennung auch bei Fotos, automatische Benennung nach Ihrem Schema, Zuordnung zu Mandant, Jahr und Sachgebiet. Fehlt eine Rechnungsnummer oder ein Leistungszeitpunkt, entsteht die Rückfrage sofort und nicht drei Wochen später in der Buchhaltung.
03 E-Rechnung
Eingang strukturiert verarbeiten
Die Empfangspflicht gilt seit Anfang 2025, die Ausstellungspflicht greift gestaffelt ab 2027. Der Aufwand entsteht bei Mandanten, die bisher Papier und PDF gemischt haben. Wir bauen den Eingang so, dass beide Wege parallel laufen, bis die Umstellung durch ist.
04 Bescheidprüfung
Bescheid gegen Erklärung abgleichen
Der Bescheid wird eingelesen und mit den erklärten Werten verglichen. Abweichungen werden mit Betrag und Fundstelle aufgelistet, dazu entsteht ein Entwurf für den Einspruch oder die Mandanteninformation. Der Berufsträger entscheidet, ob und wie reagiert wird.
05 Mandanten-Onboarding
Eine Strecke statt sieben Systeme
Vollmacht, Datenschutzhinweise, Geldwäscheprüfung nach GwG, Stammdaten, Anlage in Kanzleisoftware und DMS, Aufnahme in Fristenkontrolle und Abrechnung. Heute sind das mehrere Tage verteilte Handgriffe, danach ein Vorgang mit Fortschrittsanzeige.
06 Mandantenportal
Status sehen statt anrufen
Der Mandant sieht, was fehlt, was in Bearbeitung ist und was abgeschlossen wurde. Dazu Archiv, Upload und automatische Erinnerungen. Die Statusanfragen gehen deutlich zurück, weil die Antwort schon da ist.
07 Reporting
BWA, die der Mandant versteht
Monatliches Reporting mit Vorjahresvergleich, Kennzahlen und einem Kommentarentwurf, der die Auffälligkeiten benennt. Der Berufsträger prüft und ergänzt, was Beratung ist. Damit wird aus der Pflichtübung ein Anlass für ein Gespräch.
08 Lohnabrechnung
Änderungen strukturiert annehmen
Stammdatenänderungen, Krankmeldungen, Ein- und Austritte kommen heute per Mail, Anruf und Zettel. Über ein Formular mit Prüflogik entsteht ein vollständiger Datensatz, der direkt weiterverarbeitet wird, statt mehrfach nachgefragt zu werden.
09 Wirtschaftlichkeit
Deckungsbeitrag je Mandat
Zeiten, Honorare und Aufwand pro Mandat zusammengeführt, monatlich aktualisiert. Sie sehen, welche Pauschalen nicht mehr passen, und haben Zahlen für das Gespräch über die Anpassung. Erfahrungsgemäß ist das der Punkt, der sich am schnellsten rechnet.
Reihenfolge
Wir fangen nicht mit KI an, sondern mit dem Belegeingang.
Der Belegeingang ist der Ablauf mit dem größten Effekt und dem geringsten Widerstand im Team. Niemand hängt am Nachfassen. Wenn dieser Baustein läuft und Vertrauen entstanden ist, folgen die Themen, die mehr Abstimmung brauchen.
- Wochen 1 bis 4: Belegabruf, Erinnerungen, Eingangsverarbeitung
- Wochen 5 bis 10: Ablage, Benennung, Suche, Mandantenportal
- Wochen 11 bis 16: Reporting, Bescheidprüfung, Fristenmonitor
- Danach: KI-Assistenten für Kommunikation und Vorarbeiten
- Parallel: Richtlinie, Schulung, interne Ansprechpartner
Zeitangaben aus vergleichbaren Projekten. Bei laufendem Tagesgeschäft und einer Ansprechperson mit zwei Stunden pro Woche ist das realistisch, nicht knapp kalkuliert.
Erstgespräch
Welcher Ablauf kostet Sie im Moment am meisten Zeit?
Nennen Sie uns im Erstgespräch die drei aufwendigsten Punkte. Wir sagen Ihnen, was davon in den nächsten drei Monaten realistisch abstellbar ist und was nicht.