KI-Richtlinie für die Kanzlei: die sechs Punkte, die drinstehen müssen

Warum ein Verbot nicht funktioniert

Wer den Einsatz von Sprachmodellen untersagt, verlagert ihn auf private Geräte und private Zugänge. Das Ergebnis ist die schlechteste aller Varianten: Die Nutzung findet statt, aber außerhalb jeder Kontrolle, ohne Auftragsverarbeitungsvertrag und ohne Protokoll. Die Frage ist nicht, ob in Ihrer Kanzlei mit KI gearbeitet wird, sondern ob Sie es wissen.

Eine Richtlinie, die ein datenschutzkonformes Werkzeug bereitstellt und dessen Nutzung regelt, ist deshalb kein Zugeständnis, sondern die einzige Variante, die überhaupt steuerbar ist.

Eins: Welche Systeme freigegeben sind

Eine namentliche Liste, keine Kategorien. „Große Sprachmodelle" ist keine Freigabe, „das Modell X über den Zugang Y unserer Kanzlei" schon. Zu jedem freigegebenen System gehört die Angabe, wo es verarbeitet, ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag vorliegt und ob eine Verwendung der Eingaben zum Modelltraining ausgeschlossen ist.

Ebenso wichtig ist der Umkehrschluss, der ausdrücklich dastehen sollte: Was nicht auf der Liste steht, ist nicht freigegeben, auch nicht ausnahmsweise für einen schnellen Test.

Zwei: Welche Daten hineindürfen

Hier entscheidet sich, ob die Richtlinie in der Praxis trägt. Eine Formulierung wie „keine mandantenbezogenen Daten" ist gut gemeint und unbrauchbar, weil damit fast jeder sinnvolle Anwendungsfall entfällt. Praktikabler ist eine Abstufung nach Systemen: Welche Daten dürfen in das kanzleieigene System mit Auftragsverarbeitungsvertrag, welche in ein öffentliches Werkzeug, welche in gar keines.

Die Verschwiegenheitspflicht nach § 203 StGB und den berufsrechtlichen Vorschriften ist dabei der Rahmen, innerhalb dessen diese Abstufung stattfindet, nicht ein Punkt, den man am Ende noch prüft.

Drei: Wann pseudonymisiert wird

Für viele Anwendungsfälle ist der Name des Mandanten irrelevant. Ein Sachverhalt lässt sich ebenso gut mit Platzhaltern beschreiben. Die Richtlinie sollte benennen, in welchen Fällen das verpflichtend ist, und die Kanzlei sollte es so einfach wie möglich machen. Eine Vorlage, die die üblichen Ersetzungen automatisch vornimmt, wird benutzt. Die Aufforderung, „bitte vorher anonymisieren", wird es nicht.

Vier: Wo der Berufsträger übernimmt

Der zentrale Punkt, und der, der am häufigsten fehlt. Zu jedem freigegebenen Anwendungsfall gehört die Angabe, was das Modell liefert und wer das Ergebnis vor der Verwendung prüft und freigibt. Ein Kommentarentwurf zur BWA ist ein Entwurf. Ein Schreiben an das Finanzamt geht nicht ohne Prüfung hinaus. Automatisierung verschiebt die Zuarbeit, nicht die Verantwortung.

Machen Sie diese Punkte im Ablauf sichtbar, nicht nur im Dokument. Ein Freigabeschritt, den ein System erzwingt, ist wirksamer als einer, an den man sich erinnern soll.

Fünf: Was protokolliert wird

Wenn ein Ergebnis später hinterfragt wird, muss rekonstruierbar sein, welches System mit welcher Eingabe zu welchem Zeitpunkt beteiligt war. Das ist keine Schikane, sondern derselbe Gedanke, der hinter der Dokumentation jeder anderen Prüfungs- oder Beratungshandlung steht. In den meisten Fällen genügt ein automatisches Protokoll auf Vorgangsebene; niemand muss Chatverläufe archivieren.

Sechs: Wer geschult ist

Die europäische KI-Verordnung verlangt von Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen, ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz bei den damit befassten Beschäftigten. Unabhängig von der rechtlichen Pflicht ist es der Punkt, an dem sich Nutzen entscheidet: Wer nicht weiß, wie ein Modell zu Ergebnissen kommt und woran man eine plausible Falschauskunft erkennt, prüft sie auch nicht.

Halten Sie fest, wer wann geschult wurde und worauf. Ein Satz je Person in einer Tabelle reicht.

Zur Länge

Zwei Seiten. Alles darüber wird nicht gelesen, und eine ungelesene Richtlinie schützt niemanden. Wenn ein Punkt ausführlicher geregelt werden muss, gehört er in eine Anlage, nicht in den Haupttext.

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Die konkrete Ausgestaltung hängt von Ihrer Mandatsstruktur, den eingesetzten Systemen und dem jeweils geltenden Rechtsstand ab.