Warum die Hälfte der Pauschalhonorare nicht mehr passt

Wie die Schere aufgeht

Ein Pauschalhonorar wird einmal verhandelt, meist zu Beginn des Mandats, und danach jährlich um einen Inflationsausgleich angehoben, wenn überhaupt. Der Aufwand dagegen wächst in Sprüngen, die einzeln zu klein sind, um eine Nachverhandlung auszulösen: eine zusätzliche Betriebsstätte, ein Wechsel des Fakturierungssystems, ein neuer Ansprechpartner, der jede Buchung hinterfragt, eine Betriebsprüfung mit Nachwirkung, drei neue Meldepflichten.

Nach fünf Jahren liegt der Aufwand vierzig Prozent über dem ursprünglichen, das Honorar zwölf. Niemand hat einen Fehler gemacht.

Warum die Zeiterfassung die Frage nicht beantwortet

Der übliche Einwand lautet, man erfasse ja Zeiten und könne das jederzeit auswerten. In der Praxis scheitert das an drei Punkten. Die Erfassung ist unvollständig, weil kurze Vorgänge nicht gebucht werden. Sie ist ungenau zugeordnet, weil Sammelposten wie „allgemeine Mandatsbetreuung" alles aufnehmen, was sich nicht schnell zuordnen lässt. Und sie erfasst nur die Zeit der Bearbeiter, nicht die des Partners, der zwischendurch dreimal telefoniert.

Das Ergebnis ist eine Auswertung, die systematisch zu günstig aussieht, und zwar bei den problematischen Mandaten am stärksten.

Was sich ohne Zusatzerfassung auswerten lässt

Es gibt eine Reihe von Größen, die in Ihren Systemen bereits vollständig vorliegen, weil sie als Nebenprodukt der Arbeit entstehen:

• Anzahl der Buchungssätze je Mandat und Periode, im Verlauf über mehrere Jahre
• Anzahl der Belege und deren Eingangsform, also strukturiert, PDF oder Papier
• Anzahl der Rückfragen an den Mandanten, ablesbar an Mails oder Vorgängen im Dokumentenmanagement
• Zeitspanne zwischen Periodenende und Vollständigkeit der Unterlagen
• Anzahl der Korrekturbuchungen und Stornos
• Anzahl der eingehenden Anrufe und Mails, sofern das Postfach je Mandat strukturiert ist

Keine dieser Größen ist ein Honorar. Zusammen ergeben sie aber ein belastbares Bild davon, welche Mandate Aufwand erzeugen, und dieses Bild lässt sich gegen das Honorar stellen.

Die Auswertung, die den Unterschied macht

Tragen Sie für alle Mandate zwei Werte gegeneinander ab: das Jahreshonorar und einen einfachen Aufwandsindex aus den oben genannten Größen. Es entsteht eine Punktwolke mit einer erkennbaren Diagonale und einigen Ausreißern darunter. Diese Ausreißer sind die Mandate, über die zu sprechen ist.

Der Vorteil gegenüber einer Deckungsbeitragsrechnung ist, dass die Auswertung in einem Tag erstellt ist, aus vorhandenen Daten, und dass sie nicht von der Erfassungsdisziplin abhängt. Sie ist ungenauer und trotzdem aussagekräftiger, weil sie überhaupt existiert.

Was danach passiert

Drei Wege, in dieser Reihenfolge zu prüfen. Erstens: Lässt sich der Aufwand senken? Bei Mandaten mit vielen Papierbelegen und vielen Rückfragen liegt oft mehr Potenzial in der Umstellung des Belegflusses als in einer Honorarerhöhung. Zweitens: Lässt sich das Honorar anpassen? Mit einer konkreten Zahl im Gespräch ist das deutlich leichter als mit einem Gefühl. Drittens: Passt das Mandat noch?

Der dritte Weg ist unangenehm und gelegentlich richtig. Eine Kanzlei, die keine Kapazität für neue Mandate hat, aber drei defizitäre trägt, hat kein Wachstumsproblem, sondern ein Portfolioproblem.

Der Zeitpunkt

Machen Sie die Auswertung nicht kurz vor der Abgabephase. In dieser Zeit ist niemand in der Verfassung, ein Honorargespräch zu führen, und die Zahlen wirken dramatischer, als sie sind. Ein ruhiger Monat im Frühjahr oder Spätsommer ist der bessere Rahmen.